10 vragen over de werkkostenregeling

Wat is de werkkostenregeling? Hoe groot is de vrije ruimte? Waar moet ik op letten? Tien vragen en antwoorden over de werkkostenregeling (WKR), een belangrijke fiscale regeling.

1. Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die de oude regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen vervangt. Binnen de werkkostenregeling behoort alles wat je aan een werknemer verstrekt of vergoedt tot het loon.

Het gaat dan niet alleen om loon in geld, maar ook om loon in natura. Zo wordt een kerstpakket voor je personeel binnen de werkkostenregeling gezien als loon.

2. Welke voordelen biedt deze regeling?

De werkkostenregeling brengt meerdere voordelen met zich mee. In de eerste plaats hoef je je als ondernemer niet te verdiepen in een groot aantal regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen.

Verder is het niet meer nodig om alle uitgaven op te splitsen per werknemer. Je hebt namelijk de beschikking over één vrije ruimte waarbinnen je vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers kunt onderbrengen.

3. Wat wordt verstaan onder de vrije ruimte?

De vrije ruimte is het percentage van het totale fiscale loon (oftewel het forfait) dat je mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers.

Pas op dat je niet buiten de vrije ruimte gaat, want dat kost je veel geld.

Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80 procent. De vrije ruimte is normaal 1,7 procent.

Door de coronacrisis is de vrije ruimte tijdelijk verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent over de eerste 400.000 euro van de loonsom per werkgever.

Werkgevers die daar ruimte voor hebben kunnen hun werknemers zo extra tegemoet komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon. Ook ontstaat er meer ruimte om thuiswerken te vergoeden.

4. Mag je alles in de vrije ruimte onderbrengen?

De vrije ruimte kent een beperking die oneigenlijk gebruik hiervan moet voorkomen. De gebruikelijkheidstoets bepaalt namelijk dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.

5. Wat gaat niet ten koste van de vrije ruimte?

Sommige vergoedingen en verstrekkingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.

Gerichte vrijstelling

Zo bestaat er een gerichte vrijstelling voor werkelijke kosten van openbaar vervoer en vergoedingen voor eigen vervoer van maximaal 0,19 euro per zakelijke kilometer.

Nihilwaardering

Ook is er bijvoorbeeld een nihilwaardering voor voorzieningen op de werkplek, zoals de vaste computer.

6. Hoe zit het met consumpties en maaltijden?

De werkkostenregeling maakt onderscheid tussen consumpties en maaltijden. Consumpties zijn bijvoorbeeld koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes.

Als je deze op de werkplek verstrekt en ze maken geen deel uit van de maaltijd, dan zijn ze onbelast. Daarnaast moet je een vergoeding voor consumpties tot het loon van de werknemer rekenen. Dan gaat het om normaal belast loon.

Je mag consumpties en maaltijden ook onderbrengen in de vrije ruimte.

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dat is bijvoorbeeld het geval bij dienstreizen of zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek.

Dat geldt ook als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Daar is in ieder geval sprake van als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, bijvoorbeeld door overwerk of koopavonden.

7. Is een personeels­feest onbelast?

Bij een personeels­feest is de locatie van het feest van belang. Als het op de werkplek plaatsvindt, dan zijn de verstrekte consumpties onbelast. Dat geldt ook als je werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren over de vloer hebt.

Daarnaast zijn feesten op een externe locatie bij een derde loon va de werknemer, zoals in een partycentrum. Uiteraard is het ook mogelijk om dit onder te brengen in de vrije ruimte.

8. Hoe zit het met de fiets van de zaak?

Een fiets van de zaak of fietsplan voor je personeel is binnen de werkkostenregeling nog steeds mogelijk. Het verschil is dat daarbij niet meer sprake is van een speciale fietsregeling.

Als je een fiets vergoedt of verstrekt, dan kun je dit voortaan fiscaal aantrekkelijk doen zolang deze vergoeding of verstrekking binnen de vrije ruimte past.

Let op dat je niet buiten de vrije ruimte gaat. Dan kun je een forse eindheffing verwachten.

9. Kun je bedrijfsfitness blijven aanbieden?

Sommige werkgevers betalen hun personeel een vergoeding voor een sportschool in de buurt. Dit is binnen de werkkostenregeling loon van de werknemer, maar je kunt dit bedrag ook opnemen in de vrije ruimte.

Daarnaast kun je op de werkplek ook zelf een fitnesszaal inrichten. Dit is dan weer onbelast, maar dan mag het alleen gaan om conditie- of krachttraining. Andere faciliteiten zoals een sauna zijn loon van de werknemer, of je neemt het op in de vrije ruimte.

10. Wat staat werkgevers nog te doen?

Zijn alle wijzigingen door de werkkostenregeling al doorgevoerd binnen jouw bedrijf? Het is vooral van belang dat vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer worden bijgehouden. Ook moeten alle arbeidsvoorwaarden aangepast worden.

Bron: Belastingdienst