Bedrijven in Nederland betalen hun facturen gemiddeld na 40,4 dagen. Daarmee is hun betaalgedrag het afgelopen kwartaal stabiel gebleven. Wilt u uw facturen sneller betaald krijgen? Lees dan de onderstaande tips.
Wees zelf snel
Als u zelf snel reageert op uw klanten, geeft u het goede voorbeeld en laat u zien dat u zaken niet op hun beloop laat. Dus als er een offerte wordt aangevraagd, stuur die dan snel. Als er vragen of klachten zijn, beantwoord die dan direct en volledig. En als een opdracht binnen is, stuur de opdrachtbevestiging dan meteen. En natuurlijk bent u vlot met uw facturen. Verstuur de factuur uiterlijk 3 dagen na levering en doe dat consequent.
Maak vooraf afspraken
Spreek aan het begin van de samenwerking een betalingstermijn af. Wijk alleen van uw gebruikelijke betalingstermijn af als uw klant daar goede argumenten voor heeft. Voor grote bedrijven geldt sinds kort een wettelijke uiterste betaaltermijn van zestig dagen.
Wees duidelijk
Een duidelijke factuur zal eerder betaald worden. Zorg er daarom voor dat uw factuur helder en overzichtelijk is vormgegeven en gebruik eenvoudige factuurnummers. Uw factuur moet verder voldoen aan alle eisen (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/). Vraag aan het begin van de samenwerking of uw klant nog specifieke kenmerken op de factuur wil. In plaats van de betalingstermijn kunt u ook de uiterste betaaldatum op de factuur zetten. Dat is duidelijker.
Factureer digitaal
Als u een factuur over de post naar een groot bedrijf of naar de overheid stuurt, kan het wel vijf à zes dagen duren voordat deze bij de juiste afdeling komt en op de juiste manier verwerkt is. Voor de klant gaat de betalingstermijn in op de datum van de ontvangst. Factureer daarom digitaal. Als u diensten of producten levert aan de overheid is dat al verplicht.
Bewaak openstaande facturen
Houd voortdurend in de gaten welke klanten wel en niet betaald hebben. Er bestaan moderne administratiesystemen die automatisch een waarschuwing geven als een klant te laat is met betalen.
Trek aan de bel bij te late betaling
Kom direct in actie als de betalingstermijn is verstreken. Bedenk dat een vriendelijke benadering doorgaans meer oplevert dan dreigende taal. U kunt een betalingsherinnering sturen, maar vaak heeft u meer succes als u uw klant belt, dan kunt u meteen afspraken maken over de betaling. Blijft de betaling weer uit? Wacht nog 3 dagen en zoek dan weer contact voor een nieuwe afspraak. Zet die op papier en stuur dat naar uw klant.
Stuur een aanmaning
Als de betaling nog steeds uitblijft stuurt u een aanmaning, aangetekend met ontvangstbevestiging. Hierin staat de datum wanneer het geld uiterlijk overgemaakt moet zijn, bijvoorbeeld 10 dagen na dagtekening van de brief.
Verzekeren
Helaas, het kan gebeuren dat uw klant uiteindelijk niet betaalt. U kunt dan veel hebben aan een rechtsbijstandverzekering met een incassomodule. Ook een kredietverzekering kan uitkomst bieden als u uw geld niet krijgt. Neem contact op met ons kantoor om de verschillende oplossingen door te spreken.