Rommelen met de boekhouding, ongeoorloofd spullen meenemen, bedrijfsgegevens lekken of valse urendeclaraties indienen: fraude op de werkvloer komt regelmatig voor. Hoe voorkomt u dat úw medewerkers de fout in gaan en wat doet u als u fraude vermoedt?
Uit een recent rapport van Fraude.nl blijkt dat bedrijfsfraude een veelvoorkomend fenomeen is en dat in een kwart van de gevallen de dader gewoon bij het bedrijf in dienst is.
Om fraude door personeel te voorkomen en te signaleren heeft u de hulp van uw medewerkers nodig. Werk daarom aan een bedrijfscultuur waarin betrokkenheid en onderling vertrouwen centraal staan. Medewerkers zullen dan minder snel geneigd zijn te frauderen en het eerder melden als zij fraude vermoeden. Bij indiensttreding kunt u een huishoudelijk reglement laten ondertekenen waarin staat hoe u met elkaar omgaat en wat iemand kan doen als hij fraude vermoedt. Bij meer dan 50 medewerkers moet u een klokkenluidersregeling hebben.
Waar is fraude mogelijk?
Ga ook eens na waar in uw bedrijfsprocessen kansen liggen voor iemand die wil frauderen. Liggen er bijvoorbeeld goederen of producten onbeheerd in uw magazijn? Controleert u ziekmeldingen? Heeft u een helder concurrentiebeding? En screent u uw medewerkers voor indiensttreding?
Wie fraudeert?
Wees alert op motieven van een medewerker om te frauderen. Geldproblemen bijvoorbeeld of conflicten met de leiding. En let op verdacht gedrag: smoezen en leugens vertellen, zich niet houden aan regels en procedures, bewust werken zonder collega’s of er een levensstijl op na houden die niet overeenkomt met het inkomen.
Bewijs het maar
Heeft u een vermoeden van fraude? U kunt niet zomaar iemand beschuldigen, u heeft bewijs nodig. Maar u mag niet onaangekondigd e-mails doorzoeken, spullen bekijken of video-opnames maken. Wel mag u observeren en controles uitvoeren, maar daarbij moet u rekening houden met de privacy van uw werknemers en voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens. Soms stopt de fraude als u een onderzoek of een audit aankondigt. De medewerker weet dan dat hij betrapt kan worden. Is er gedegen onderzoek nodig, schakel dan een recherchebureau of de politie in.
Ontslag voor de fraudeur
Wilt u een fraudeur ontslaan? Dan is het prettig als u kunt rekenen op juridische bijstand. Neem contact op met ons kantoor om te bespreken wat een zakelijke rechtsbijstandverzekering in dat geval voor u doet.